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Introducción a GTD (Getting Things Done)

14 sep

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Hace una semana que estoy intentando hacerme con el método de gestión de tareas llamado GTD (Getting Things Done). Por el momento me está ayudando a gestionarme más eficientemente las tareas del día a día. Y poco a poco voy cogiendo la rutina de trabajar con este sistema.

Aprovechando que lo tengo reciente publico este mini resumen por si a alguien no lo conoce y le puede ayudar. Aunque yo no lo he hecho (aún) recomiendo leer el libro “Organizate con Eficacia /GTD”.

Descripción

GTD (Getting Things Done) es un método de gestión de tareas descrito por  David Allen, que se basa en apuntar las tareas y descargar al cerebro de la tarea de almacenarlas conscientemente.

En su lugar, propone que se creen listas por contextos, permitiéndonos revisar únicamente las tareas asociadas a un contexto. De esta forma únicamente será necesario procesar las del contexto en el que estemos en ese momento.

Por ejemplo, ¿Por qué pensar en las tareas a hacer en casa mientras estamos en el trabajo? Al llegar a casa, tendremos las tareas que debemos hacer en el contexto “casa”.

Preparación

La primera tarea que deberíamos hacer es definir los denominados “inbox”. Estos inbox son lugares en los que te llegan tareas. Ya sea, el correo del trabajo o tu lista de tareas en una herramienta de gestión (Google Tasks, Remember the Milk, GTDify,…).
En mi caso, dispongo de 2 inbox:

  1. Inbox de tareas en Remember de Milk
  2. Inbox del Lotus Notes del trabajo.

Una vez detectado debemos dedicar un tiempo a “descargar el cerebro”, osea realizar un listado de tareas con todo lo que tenemos que hacer, nos gustaría hacer, en el resto de la vida. Lo ideal es que salgan más de 50 aunque lo ideal sería llegar a las 100 tareas pendientes.
Por ejemplo:

  • Viaje a Japón
  • Comprar agua
  • Llamar a Pepe
  • Tirar la basura

Algún día

Con un listado tan grande y con ideas tan lejanas, la primera lista que debemos crear es la de “Algún día”. Allí irán tareas que te gustaría hacer, o que tienes que hacer pero no en un corto espacio de tiempo.
Por ejemplo:

  • Viaje a Japón
  • Comprar mampara del baño
  • Cambiar la persiana del comedor
  • ….

Contextos

Una vez definidas las tareas, nos disponemos a ir analizando los contextos en los que pueden ser efectuadas.
Por ejemplo:

  • Comprar agua à compras
  • Llamar a Pepe à llamadas
  • Tirar la basura à casa
  • Proyectos

Las tareas que pueden ser divididas en 2 o más tareas pasan automáticamente a convertirse en un proyecto. Y este proyecto, no es más que un listado de tareas relacionadas entre si.
Por ejemplo:

  • Viaje a Japón
    • Buscar billetes de avión
    • Buscar hotel
    • Aprender frases compuestas en Japonés

Agendas

Hay tareas que necesitan de un tercero, en estos casos, David Allen las llama “agendas” y se tratan de una forma similar a los proyectos pero para ello crearemos una lista con el nombre de la persona con la que tendremos que hacer dicha tarea.
Por ejemplo:

  • Pepe López
    • Llamar a María
    • Organizar cena antiguos alumnos

Cheklist

Se trata de esas tareas repetitivas que nos encontramos en cada proyecto.
Por ejemplo:

  • Viaje a Japón
    • Buscar billetes de avión
    • Buscar hotel
  • Viaje a Islandia
    • Buscar billetes de avión
    • Buscar hotel

En espera

Como no todas las posibles tareas dependen siempre de ti mismo, puedes encontrarte alguna tarea en la que necesitas que una persona realice una acción, en ese caso, usaremos la lista “En espera”.
Por ejemplo:

  • En espera
    • Organizar cena antiguos alumnos (Pepe López)

Prioridades

En esta metodología no existan las prioridades por definición, estas se contemplan en el momento que se revisa la lista concreta. Cada uno debe detectar que tarea es más importante y cual puede posponerse para un momento con más ánimos, tiempo,….
Por ejemplo:

  • Casa
    • Sacar la basura
    • Llamar a mis padres
    • Sacar ropa de la lavadora
    • ….

Reglas básicas

Una vez definido los diferentes conceptos debemos conocer las reglas básicas que debemos de cumplir.

Revisar los inboxs al menos una vez al día
Al menos una vez al día hemos de revisar los inboxs y reorganizar las tareas que hayan podido llegar, ya sea que tu hayas añadido o correos que te hayan llegado.

Regla de los 2 minutos
A la hora de organizar las tareas, debemos tener en cuenta que si una tarea puede ser completada en menos de 2 minutos* debe hacerse en ese instante.

* Los 2 minutos son orientativos, el tiempo lo pone cada uno. El único requisito es que no consuma demasiado tiempo ya que hará muy tediosa la tarea de revisar los inbox.

Revisar las listas/contextos una vez a la semana
Una vez a la semana, debemos revisar todas las listas y proyectos y reorganizar las tareas que puedan estar en “Algún día” para pasarlas a su contexto correspondiente si fuera necesario. Vaciar la cabeza de nuevas tareas y dejar los inbox limpios.

Captura y sigue trabajando
Siempre que detectemos una nueva tarea debemos apuntarla en el inbox de tareas y seguimos haciendo lo que estuviéramos haciendo. También podemos aplicar la regla de los 2 minutos para hacerla, siempre y cuando no estemos haciendo una tarea importante. En este caso, no sería necesario añadirla al inbox.

En el proceso de revisado diario la reorganizamos y pasará a la lista de tareas próximas a hacer.

Diagrama

Más información

Agradecimientos
Gracias a Jordi Gaga por la explicación y por los consejos para adaptar Remember the Milk.

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